オンライン予約フォームを「RESERVA」から「Formrun」に変更。便利機能はかえって運用を煩雑にさせる

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今年の3月から「個別コンサルティング・ブレストパートナー」のオンライン予約を開始しました。その際の記事に記載したように予約ツールをいくつか検討した結果、RESERVAを使用することにしました。

サービスメニューの一つである「個別コンサルティング・ブレストパートナー」は、問い合わせに対応する形式で提供しており、今後もそれは継続しますが...

色々な機能があればきっと役に立つだろう・・・と思ったけど、結果的に「そこまで多くのことは求めていなかった」「思ったより不便なことがあった」ということに、何か月か運用してみて気づきました。それが、オンライン予約にて「RESERVA」をやめて、「Formrun」に変えた理由です。

具体的にどういう点なのかをあげてみたいと思います。

クレジット決済利用申請が却下

RESERVAにはクレジット決済があり、申請すれば使用できるのかな・・・と思って申請したところ

却下

されてしまうという・・・。履歴事項全部証明書などの書類を提出しましたが、「提供するサービスが不明瞭な場合」「決済金額が高額」といったことが該当したようです。結果は受け止めるとしても、そうなると何のためにRESERVAにしたのか、という意義が少々うすれてきたと感じました。

再申請も認められないとのことなので、クレジット決済が使えないことが確定

Googleカレンダーへの反映が一方通行

RESERVAで予約が入った場合に、(私の)Googleカレンダーに予定が反映されるのはとても便利です。しかし、私のスケジュールをGoogleカレンダー上でアップデートしても、それに基づいてRESERVAで事前に作成した予約枠が予約できなくなるようなデータ反映は行われないという一方通行でした。

何らかのスケジュールが入った場合、改めてRESERVAの管理画面にログインして、予約枠の調整(予約不可時間帯の設定)をしなければいけないのが煩雑でした。

それならば、予約が確定した段階で自分でGoogleカレンダーに予定を入れるだけの方がシンプルだし、余計なオペレーションも発生しません。

予約枠は日毎に変えられず固定

1回90分の個別コンサルティング・ブレストパートナーのセッションを、営業開始時刻・ブレイク時間・1回あたりの時間数を指定すると、自動的に予約枠が作成されるのですが、実はそれがかえって不便でした。週・曜日単位というより、日毎に対応時間帯が異なるような状況だったからです。

他方、そういった自動的に予約枠が作成されない形式も選べたのですが、そうなると、「1日あたり2-3回の枠×月に10数回」の枠をマニュアルで作成することになり、これはこれで手間がかかるので、どちらにしても一長一短でした。

すなわち、「枠を事前に用意する」ということが、手間がかかる割にはたいした意味をなしていないということが明確になりました。

日時調整は個別

事前に予約枠を提示したうえで、そこから選んでもらった方が調整する手間暇は少ないかもしれません。ただ、その一方で、その予約枠と予定が合致しなかった場合は、「そもそも申し込まれない」可能性が高まります。そのため、日時はいくつか候補をもらったうえで、それに対する返信をすればよいのではないかと気づきました。

予約と同時に確認したい事項

予約を承るのと同時に、いくつか伺いたいことがあるということが判明しました。具体的には以下のような内容です。

  • 相談したいテーマの概要
  • 手法(オンラインか弊社会議室)
  • 使用したいオンラインツールおよびURLなど

こういったことを入力してもらいたい・・・となると、ある程度の項目が用意されているFormrunの方が適していました。予約システムはあくまでも「予約する」ことに機能がフォーカスされており、それ以外のところには柔軟性が少ないと感じました。

短時間で作成してリリース

他にどういったやり方があるのかを検討した結果、お問い合わせフォームで使用していたFormrunで、オンライン予約フォームを作成することにしました。項目は事前に用意されているので、必要なものを組み合わせるだけでフォームは簡単に作成できました。申し込みを受けた際の確認メールの文面などもあわせて用意することができます。

・・・というわけで、オンライン予約フォームは既にリリースしています。

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「個別コンサルティング・ブレストパートナー」は、オンラインによる予約も承っております。1回単位の申込で、支払いはクレジットカードによる支払を...

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