これは導入したい!と人事担当者が思うHR Techサービスに必要かつ見落としがちな5つのポイント

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この記事を書いた人
Nagami@Aldoni Inc.

事業会社、コンサルティングファームの両面から人事に20年たずさわった経験を活かして独立。人事領域全般のコンサルティングを主な事業としているアルドーニ株式会社の代表。

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HR Techサービスについては何度も記事にあげているだけではなく、実際に色々なサービスを目にする機会も多いと認識しています。以前、HR Techサービスを「機能特化型」「マスター型」の2つにわけて論じたことがありました。

しかし、どちらであっても、おさえるべきポイントは共通かもしれないと思うようになってきました。今回は、ここを押さえておけばどの会社も導入したい!と思うだろうというポイントを独断で5つあげてみました。機能そのものが重要なことは言うまでもありませんが、それ以外の「要件」とご理解ください。あくまでも私見です。人事システムの選定や見直しを検討されている方の参考になれば幸いです。

履歴管理

人事関連の情報で履歴管理が無い時点で、そのサービスを選定することはだいぶ難しくなります。社員情報(所属・評価・属性など)や組織情報の履歴が無いというのは、人事業務を支えるツールとしては「片手落ち」と言い切れます。

また、単に「過去に登録された情報の歴」を持っているだけではなく、その情報の有効期間もあわせて持っていることで初めて「履歴管理ができている」と言えます。銀行口座履歴を例にすると、具体的には以下の通りです。

開始日終了日銀行名支店名種別口座番号
2018/09/019999/12/31A銀行B支店普通1234567
2016/06/012018/08/31C銀行D支店普通8901234
2014/01/012016/05/31E銀行F支店普通5678901

マスターデータ連携

1つのHR Techサービスで全ての人事業務が網羅できればベストですが、実際にはそのようなケースは少ないと思います。例えばSAPをメインに使用していても、一部の機能(例:人材開発)は別ツールを使用しているというように、何らかのサービスをいくつか組み合わせることが前提になると思います。

別のHR Techサービスからの人事マスター情報を受け入れられるインターフェースを持っていないと、新しく社員が入社する時に、保持しているサービスの数だけ、氏名などを登録しなおすといった手間をユーザーに強いることになります。異動や退職などでも同様です。リアルタイム連携ではないにしても、APIなどで自動的に連携されているのが望ましいです。

データアップロード・ダウンロード

今まで全く何もデータ管理をしていなかった会社というのはほとんど無いので、何らかのHR Techサービスを使っているでしょう。そのため、新たなHR Techサービスを導入する際は何らかのデータ移行が発生します。その際に、全てマニュアルで入力するという選択肢は無いです。そのため、エクセルファイルなどで取込ができるのは基本と言えます。

また、HR Techサービス内で何らかの抽出条件を指定し、「ある特定の日時点」や「ある一定期間」の範囲設定ができたうえで、自分で出力項目が選択でき、さらにその結果がダウンロードできれば完璧です。これは次にあげる「簡易的な分析」で要件が満たせなかった時や、何らかのデータを提出する時に威力を発揮すると思います。

簡易的な分析ツール

単にデータが登録・管理ができるようになったというだけでは、データベースにすぎません。それをどのように活用するのかが重要です。何らかのレポート機能やエクセルのピボットテーブルのようなツールがあると助かります。人事業務におけるデータ分析は必要ですが、HR Techサービスにバンドルされるものとしては簡易的なものでよいと思います。そういったものを使っていく中で、さらに高度な分析が必要になった際は、専門的なツール(Tableauなど) の導入を検討すればよいでしょう。

権限

人事スタッフならば全て同じ情報にアクセスできる会社もありますが、会社によっては担当によってアクセスできる情報をわけているケースもあるでしょう。特に給与情報や評価結果は、アクセスできる人を人事部門内でも限定していることもあります。

そのため、単に「従業員用」「管理者用」というアクセス権限だけではなく、機能・画面・組織・社員属性などの単位でアクセス権限・編集権限が容易に設定できることが求められると思います。

ただ、項目単位での権限はたいていの場合は、運用(特に権限)を複雑かつ混乱させることにつながるので、そこまでは不要ではないかと認識しています。

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